Eerlijk is eerlijk – ondanks dat we het (inmiddels) al een aantal keren eerder gedaan hadden bleef het toch spannend. ’s Ochtends in de auto kon ik diverse “Maar wat als…” gedachten niet onderdrukken. Maar wat als er helemaal geen ontwerp uitkomt… maar wat als ze het niet eens worden… maar wat als de manager toch weer zelf het heft in handen neemt?
Deze “ontwerp-je-organisatie” sessie waar ik naar toe onderweg was is voor mij één van de next-level voorbeelden van de principes “zelforganisatie” en “verantwoordelijkheden laag beleggen” die beide terugkomen in het cultuur manifest van deze organisatie. Gewoon aan de mensen zelf vragen hoe zij denken dat je de organisatie het beste kan inrichten om je klant het best te helpen… klinkt heel logisch… maar zo spannend 🙂
(dit artikel is ook gepubliceerd op mijn linked-in)
Kies je team
Op mijn blog heb ik eerder al eens geschreven over een “kies-je-team” workshop. Een workshop waarin medewerkers zelf hun team kiezen; gebaseerd op in welk team ze de meeste waarde kunnen toevoegen voor de organisatie, voor hun eigen ontwikkeling en die van hun collega’s in het team. Voorafgaand aan zo’n workshop moet er nagedacht zijn over welke teams er nodig zijn en wat de verantwoordelijkheden van die teams zijn – zodat men ook weet waarvoor men kan kiezen en waar men het meeste kan bijdragen aan het doen van het team.
Dat noemen we het organisatie-ontwerp; ofwel welke teams zijn er nodig? Is er regie nodig? Zoja – hoeveel dan? En wat is de scope van de teams en voor wie gaan ze aan de slag? Op basis van 1 overall of meerdere backlogs? Hoe werken ze samen? Dat organisatie-ontwerp kun je ook heel slim “laag” in de organisatie laten maken, door een flinke groep mensen met verstand van zaken die ieder hun eigen kijk meenemen en dus waarde toevoegen aan het ontwerp.
Ontwerp je organisatie
Terug naar het begin. Aangekomen bij het zaaltje, schud ik de “Maar wat als …”-gedachtes van me af. Met een groep medewerkers van de infra en exploitatie afdeling gaan we aan de slag. Het doel is om tot het nieuwe organisatie ontwerp te komen. Zoveel mogelijk echte kennis bij elkaar – dat zou het beste resultaat moeten opleveren toch?
We starten de dag met een korte toelichting op het doel; aangezien de ideale oplossing niet bestaat moet het een indeling worden die in ieder geval voor de aanwezigen geen onoverkomelijke bezwaren kent. Management geeft een toelichting op de visie en de kaders voor de komende tijd zodat ook bij iedereen duidelijk is welk groter doel de nieuwe teams moeten gaan ondersteunen. We krijgen de 3 belangrijkste speerpunten mee; betrouwbaarheid, wendbaarheid en (kosten-)efficiëntie. En daarmee is het tijd om echt te beginnen…
Ronde 1: Oogkleppen op en optimaliseren!
De eerste ronde is de oogkleppen ronde. Er worden zes verschillende blikvelden gepresenteerd; en iedereen krijgt de kans blikvelden toe te voegen. Blikvelden zijn in dit geval aspecten waarop je je ideale organisatie zou kunnen ontwerpen (bv. teams helemaal gebaseerd op architectuur, dedicated teams op basis van geleverde diensten of team-structuur helemaal toegespitst per klant).
De groep verdeelt zichzelf in kleinere groepen en iedere groep werkt een organisatie-ontwerp uit geoptimaliseerd voor één van de blikvelden. Oftewel, vergeet (deze ronde) de eerder genoemde kaders, principes en gezond verstand – deze ronde is alleen jouw blikveld heilig; lekker oogkleppen op en gaan… we horen een “ja maar…?”. Maar nee – in de ochtend is er nog geen ruimte voor “ja maar”
Na de lunch presenteren alle groepen enthousiast hun eigen (en natuurlijk verreweg het beste) resultaat. Er vinden korte discussies plaats over wat er precies bedoeld wordt. Voordelen van elk oogkleppen-ontwerp worden vurig toegelicht en nadelen weggelachen… het mooie van de oogkleppen is dat het ruimte bied voor de extreme out-of-the-box ideeën; er komen allerlei zaken naar voren die iedereen vervolgens mee kan nemen naar de tweede ronde – waarin het dan toch tijd is voor iets meer nuance…
Ronde 2: Gezamenlijk gezond verstand
De tweede ronde start met een nieuwe indeling in groepen door steeds 1 persoon van elk van de eerste groepen bij elkaar te zetten. Elk blikveld is daarmee “geborgd” in elke nieuwe groep. De nieuwe groepen krijgen allemaal dezelfde ambitieuze opdracht mee “ontwerp nu, met de opgedane kennis van de eerste ronde de meest optimale teamindeling om maximaal bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen”.
Alle groepen slaan aan het discussiëren en ontwerpen. Voorstellen worden op flipovers geschetst en door de groepen zelf getoetst aan de meegegeven kaders en principes; hoe draagt dit bij aan betrouwbaarheid.. geeft dit invulling aan wendbaarheid… welke gevolgen heeft dit voor kosten efficiëntie?
Ronde 3: De wijsheid van de groep!
We hebben nu vier groepen met elk hun eigen optimale ontwerp. Tijd om twee groepen aan elkaar te koppelen en ze te vragen hun eigen ontwerp aan elkaar te presenteren en daarna tot één gezamenlijk product te komen. Voor diegene wie het nog niet duidelijk was; in deze rond wordt heel zichtbaar dat we veel vragen van de aanwezigen tijdens zo’n workshop gedurende een dag. Goede inhoudelijke discussie, steeds maar weer naar elkaars argumenten luisteren en vast stellen of en waar de onoverkomelijke bezwaren nog zitten… Met een groep mensen van twee opties één nieuw goed voorstel maken – dat is nog niet altijd makkelijk…
Finale…
Uiteindelijk hadden we eind van de dag twee voorstellen. Al rondlopend tijdens ronde 3 constateerden we grote gelijkenissen en nogmaals samenvoegen (om met ~25 personen tot één nieuw ontwerp te komen) zou weinig mensen betrokken weten te houden en ook weinig opleveren qua nieuwe inzichten. Beide voorstellen werden gepresenteerd en daarbij kwamen de groepen zelf ook tot de conclusie dat de voorstellen eigenlijk alleen op details van elkaar verschilden.
Een mooi resultaat na een dag lang hard aan de slag met ~25 personen, discussiëren, verschillen inzichten delen en elkaar meenemen in argumenten. Een organisatie ontwerp bedacht en gedragen door en voor de mensen die het betreft. We hebben meteen aan de enthousiaste groep gevraagd hoe nu van ontwerp tot implementatie te komen. Al bijna nog voordat de vraag gesteld was melde zich 8 personen om dit verder vorm te geven.
Al mijn zorgen en “maar wat als…”-gedachten ’s ochtends bleken dus (weer eens) onnodig. Zet een groep mensen met verstand van zaken en een gezamenlijk doel bij elkaar, geef ze het vertrouwen en de ruimte en er komen mooie, kwalitatief hele goede resultaten tot stand. Die mooie uitkomst is wellicht vaak niet eens verrassend en had wellicht ook door maar 2 of 3 mensen samen bedacht kunnen worden – maar de uitkomst is nu bedacht, begrepen en daarmee gedragen door en de verantwoordelijkheid van een veel grotere groep mensen…
Krachtig hoor – dat zelforganisatie en verantwoordelijkheden laag beleggen… zo gaaf om dit te mogen faciliteren en te begeleiden – ik zie nu al uit naar de vervolgstappen met dit ontwerp in deze organisatie!