Digital Wizardry [MiPr]

Vandaag weer een ervaring opgedaan die maakt dat het zo gaaf is om te doen wat ik momenteel doe; Agile trainer/coach bij een klant waar enerzijds veel moet gebeuren maar waar tegelijkertijd de ruimte en het enthousiasme er veelal wel is en er dus ook heel veel gebeurt. Dit voorbeeld begon ergens in augustus na aanleiding van een pittige maar ook verfrissende discussie op een vrijdagochtend over hoe teams te faciliteren bij hun start naar Agile en DevOps met in het achterhoofd de doelstelling de teams ook gaandeweg zelforganiserend te laten zijn. Toen die discussie dat weekend begon in te zinken (zoals dat wel eens gaat in chaotische hoofden zoals dat van mij) en ik ook (toeval bestaat niet) in datzelfde weekend dit artikel “the self organising  organisation” tegen kwam heb ik op die maandagochtend een memo de organisatie in geslingerd waarin ik een wild voorstel deed om onze teams ook op deze wijze zichzelf te laten samen stellen. Een (voor deze organisatie) wild idee waar ik veel zeer positieve reacties op kreeg maar men ook nog diverse beren op de weg zag. Te vroeg? te risicovol? Op dat moment kwam het er iig niet van.

Een tijdje niks  tot medio november zich weer een kans voordoet. Een bepaalde business eenheid sluit met een deel van hun organisatie aan bij onze pilot/proeftuin en laat het bedenken van welke teams er nodig zijn over aan een groot en representatief deel van de mensen uit de organisatie zelf. De volgende stap lijkt opeens voor de hand te liggen – als ze zelf de teams ontworpen hebben, en de verse product-owners bekend zijn, durven we dan ook het vullen van die teams aan de mensen zelf over te laten? Het aantal teams en de schaal is weliswaar aanzienlijk kleiner dan in mijn oorspronkelijke memo in augustus voorgesteld werd maar juist dat blijkt een argument te zijn waarom men het experiment wel aan durft. De keuze voor de betrokkenen is dus wel beperkt en zal door sommigen wellicht ervaren worden als een open deur maar we besluiten met het management van de business eenheid dat de kans en toegevoegde waarde te groot is om het niet te doen.

Vanochtend was het zover. Samen met een collega coach alle betrokken mensen uitgenodigd en verzameld in een zaal en ze voorgelegd wat de bedoeling was. Er werd eerst een korte toelichting gegeven op de “nieuwe” manier van werken, de doelstellingen daarvan en het teamontwerp (met daarin de business en deliveryteams) dat tot stand gekomen was (in overleg met groot deel van hunzelf). Na korte behandeling van vragen hebben we de “teamtemplates” aan de muur gehangen – per team een flipovervel met daarop de teamnaam en een aantal lege vakjes met ernaast de rol. Aan iedereen werd vervolgens gevraagd te kiezen voor een team door een post-it met hun naam in een leeg vakje te hangen en te overleggen met de mensen die dat ook al gedaan hadden om ideeën rond het team uit te wisselen. De basis vraag die iedereen mee kreeg: “in welke team, in welke rol kun jij de meeste waarde voor de organisatie toevoegen?”.

Al vrij snel vind iedereen een plek, is in overleg met zijn of haar “nieuwe” teamgenoten en wordt er druk over de teams gesproken. Om dat nog wat meer diepte te geven stellen we de teams een aantal vragen waar ze zelf 20/30 minuten over van gedachten mogen wisselen. Aan de Business teams: 1) Is je team compleet en/of wat mis je nog? 2) welke grote ontwikkelingen komen eraan voor je dienst of product? en 3) waar staat je dienst of product over 1 en over 5 jaar? De Deliveryteams vragen we om een korte brainstorm te doen over: 1) is je team compleet en/of wat mis je nog? 2) welke grote technische uitdagen staan er voor de deur? 3) wanneer doe je het als team goed en hoe ga je dat zelf meten?

Het idee van deze vragen was om de Business teams meteen de product-owner te laten ondersteunen met zijn visie en roadmap (en daar een gezamenlijk beeld bij te krijgen). Bij het Delivery team wilden we een gezamenlijk beeld laten ontstaan over verantwoordelijkheden en de technische uitdagingen waar ze voor staan. Voor beide teams relevante vragen in de context van deze organisatie en de volwassenheid van de gemiddelde teams. Het achterliggende idee hiervan was de teams zelf een gezamenlijk commitment en toekomstbeeld te laten creëren met zo groot mogelijke betrokkenheid en zelf gekozen verantwoordelijkheid. Bij sommige van de mensen zag je het enthousiasme tijdens de sessie groeien, zelfs in deze opzet met een heel beperkt aantal teams.

De teams hebben zichzelf gekozen en met die indeling (en de constateringen over wat teams nog nodig hebben) als uitgangspunt wordt het vervolg van het traject ingezet. De indeling/overdracht naar de nieuwe teams wordt uitgevoerd. En die teams worden komende tijd ondersteund middels kick-off dagen, trainingen/workshops en coaching om ze goed mogelijk verder op weg te helpen naar zelforganiserende en uitstekend functionerende teams.

Al met al toch opluchting bij management van de business-eenheid en onszelf na de sessie. Zonder al te veel problemen hebben we een volgende spannende stap naar zelforganisatie genomen. Waarbij de mensen die zichzelf niet in deze teams zagen (want die waren er ook) waarschijnlijk wel een plek in een ander teams vinden bij een volgende sessie. Een (tot zover) geslaagd experiment wat (wat mij betreft) smaakt een schaalvergroting met grotere keuze mogelijkheden voor de betrokken personen (waarmee ze de kans krijgen nog beter waarde toe te voegen daar waar zij dat voor de organisatie het best kunnen doen).

Eén woord: Gaaf! Iedereen heeft zijn eigen team gekozen ipv er door een manager in geplaatst te zijn! (Als ik die zin terug lees is het eigenlijk vreemd dat dat zo bijzonder is…)

(and do let me know if you wanna know more!)